Als muzikant is de kans groot dat je al eens te maken hebt gehad met reizen met je instrument per vliegtuig, en dan komen er duizend vragen op… Kun je met je instrument als handbagage reizen? Kan ik mijn instrument inchecken? Wat gebeurt er als mijn ingecheckte muziekinstrument beschadigd raakt? Moet ik een extra stoel voor mijn instrument kopen?
Hieronder beantwoorden we al deze vragen en bespreken we de voorwaarden van de meest voorkomende luchtvaartmaatschappijen voor het reizen met instrumenten.
Welke instrumenten moet ik inchecken en welke mag ik als handbagage meenemen?
Als je met je instrument per vliegtuig reist, is het antwoord eenvoudig: het hangt van de maatschappij af. We raden je aan de voorwaarden van je luchtvaartmaatschappij goed te lezen en zelfs een geprinte kopie mee te nemen. Helaas kunnen de voorwaarden op de luchthaven zelf verkeerd worden geïnterpreteerd. Als je ze bij de hand hebt, helpt dat wanneer je een klacht wilt indienen of wilt voorkomen dat je instrument naar het ruim wordt gebracht.
Er bestaat inderdaad een aanbeveling van de Europese Unie, maar uiteindelijk stellen luchtvaartmaatschappijen hun eigen regels vast. We vatten de belangrijkste samen (je kunt de websites van de maatschappijen bekijken door op hun naam te klikken):
Ryanair: instrumenten als beperkte handbagage
Je mag een instrument als handbagage meenemen, zolang het de toegestane afmetingen niet overschrijdt. Als het groter is (zoals bij gitaren, violen of altviolen, zoals zij aangeven), kan het aan boord worden vervoerd als je een extra stoel koopt om het erop te plaatsen. Dat betekent dat je bijna alleen een mondharmonica als handbagage kunt meenemen. Voor al het andere moet je bijbetalen of het instrument inchecken.
Instrumenten die groter zijn dan de toegestane afmetingen moeten worden ingecheckt om in het ruim van het vliegtuig te worden vervoerd, met een maximumgewicht van 20 kg. Hiervoor moet je tijdens het boeken de specifieke extra optie aanschaffen. Als het instrument meer dan 20 kg weegt, moet je het overgewicht betalen.
Easyjet: instrumenten als handbagage
Van deze maatschappij waarderen we het dat alles duidelijk is gespecificeerd op basis van de afmetingen:
Grotere instrumenten mogen in de cabine worden vervoerd, maar daarvoor moet je een extra stoel kopen op naam van ’Muziekinstrument‘, en er moet aan de volgende voorwaarden worden voldaan:
- Het mag het maximaal toegestane gewicht van 75 kg niet overschrijden (instrument en koffer samen).
- Het moet binnen de minimale stoelbreedte van 43 cm passen.
- Het instrument moet in een koffer zitten met een handvat waar de veiligheidsgordel doorheen kan, zodat het stevig aan de stoel kan worden vastgemaakt.
- Het mag niet meer dan 30 cm boven de bovenkant van de rugleuning uitsteken. De hoogte van de stoel bedraagt 68 cm vanaf het zitkussen en 114 cm vanaf de vloer.
- Het instrument mag alleen op een stoel aan het raam worden geplaatst.
- Je kunt geen plaatsen reserveren die aan beperkingen onderhevig zijn (plaatsen op de eerste of laatste rij en plaatsen bij de nooduitgangen) of plaatsen in de rijen naast de plaatsen met beperkingen.
Andere instrumenten die groter zijn of niet aan de bovenstaande voorwaarden voldoen, moeten in het ruim worden vervoerd en de bijbehorende toegestane hoeveelheid ruimbagage moet worden betaald.
Wizzair: beperkte aansprakelijkheid bij inchecken
Bij deze lowcostmaatschappij mag je muziekinstrument als handbagage mee zolang het niet groter is dan 80x40x23 cm. Net als bij andere luchtvaartmaatschappijen mag je in dit geval geen andere handbagage meenemen en moet het instrument in het bagagevak boven je hoofd worden geplaatst.
Als het instrument groter is dan de genoemde afmetingen, moet het op een apart te betalen extra stoel worden vervoerd.
Tot slot bepaalt deze maatschappij dat als het instrument groter is dan een cello, het in het ruim moet worden vervoerd; let in dit geval echter goed op, want ze geven aan dat dit alleen geldt als het is voorzien van het label «beperkte aansprakelijkheid»:
Het vervoer van beschadigde, breekbare, omvangrijke, onjuist verpakte, te laat ingecheckte en grote bagage wordt alleen geaccepteerd als deze is voorzien van het label voor beperkte aansprakelijkheid. Wizz Air kan geen aansprakelijkheid aanvaarden voor dergelijke voorwerpen.
Iberia en Iberia Express
Het Spaanse bedrijf staat toe dat je je instrument als handbagage meeneemt zonder een extra stoel te kopen, zolang de volgende afmetingen niet worden overschreden: 30x120x38 cm. Het is een van de meest soepele beleidsregels die we hebben gezien, hoewel je geen extra stukken handbagage meer mag meenemen.
Als het instrument groter is, kan het op een extra stoel worden vervoerd, maar er moet contact worden opgenomen met de klantenservice om te informeren of dit mogelijk is en onder welke voorwaarden. Het kan ook rechtstreeks worden ingecheckt, zolang het niet groter is dan 190x75x65cm en maximaal 23 kg weegt.
Vueling: instrument als speciale bagage
Deze maatschappij is betrokken geweest bij veel incidenten met muzikanten… Maar afgezien daarvan vermelden we hun beknopte voorwaarden. Waarschijnlijk veroorzaakt juist het gebrek aan details de problemen:
De muziekinstrumenten worden beschouwd als «speciale bagage» en moeten worden ingecheckt. Er is echter de mogelijkheid om een extra stoel te reserveren om het instrument in de cabine mee te nemen, hoewel we niet weten welke minimale of maximale afmetingen voor die extra stoel zijn toegestaan…
Er wordt wel gespecificeerd dat in het ruim niets mag worden ingecheckt dat zwaarder is dan 32 kg of groter is dan 270 cm.
Air Europa
De maatschappij specificeert dat muziekinstrumenten als handbagage mogen worden meegenomen zolang ze niet groter zijn dan 115 cm en 10 kg wegen, waarbij alle zijden van de koffer worden opgeteld (bij gebogen koffers is dat behoorlijk moeilijk exact te bepalen…). Als het vliegtuig dat de vlucht uitvoert een ATR is, zijn de voorwaarden iets strenger: het maximale gewicht daalt naar 8 kg en de afmetingen worden 55 cm x 35 cm x 20 cm.
Als ons instrument groter is dan 115 cm, moet het in het ruim worden vervoerd of moeten we de kosten van een extra stoel betalen als we het in de cabine willen meenemen. Het mag niet meer dan 75 kg wegen en moet zo aan de stoel kunnen worden vastgemaakt dat de stoel erachter zonder problemen achterover kan worden geklapt.
Air France
Instrumenten (altijd in een koffer en met afgeronde hoeken) waarvan de som van hoogte, breedte en diepte minder dan 115 cm bedraagt, worden beschouwd als handbagage. Er mogen dan echter geen extra stuks handbagage worden meegenomen.
Voor instrumenten (altijd in een koffer en met afgeronde hoeken) van meer dan 115 cm moet contact worden opgenomen met de klantenservice en moet een extra stoel worden gereserveerd en betaald als men het instrument in de cabine wil vervoeren, en alleen als het minder dan 45 kg weegt.
De Franse luchtvaartmaatschappij bepaalt dat instrumenten waarvan de som van de zijden minder dan 158 cm bedraagt, in het ruim moeten worden ingecheckt. Het maximale gewicht is 23 kg (tarieven Economy of Premium Economy) of 32 kg (voor tarieven Business of La Première).
Aan de andere kantkunnen instrumenten van meer dan 32 kg of 300 cm worden ingecheckt, maar altijd na voorafgaande toestemming. Neem daarvoor minstens 48 uur voor de vlucht per e-mail contact op met de klantenservice.
Eurowings
Bij Eurowings moet je, als je met je instrument wilt vliegen, weten dat instrumenten in zachte koffers binnen de afmetingen van 55 x 40 x 23 cm zijn toegestaan. Grotere instrumenten moeten op een extra stoel worden vervoerd (ze mogen in een zachte koffer zitten) en voor contrabassen geldt specifiek dat ze moeten worden ingecheckt. Zowel dit laatste instrument als andere instrumenten die worden ingecheckt, moeten dan in een harde koffer worden vervoerd.
Ingecheckte muziekinstrumenten: het is ook bagage
Wat gebeurt er als er niets anders op zit dan het instrument in te checken? Muziekinstrumenten vallen onder de categorie bagage. Als je gedwongen wordt het instrument in te checken, valt het onder het Verdrag van Montreal, waarmee je bij problemen de luchtvaartmaatschappij aansprakelijk kunt stellen.
In het algemeen geven we enkele basistips voor mogelijke vervelende situaties:
- Bescherm je instrument goed in een koffer die geschikt is en verwijder de accessoires of zet ze goed vast. Als je instrument een snaarinstrument is, maak de snaren een beetje losser.
- Plak indien mogelijk enkele stickers met «Breekbaar» op de koffer; die zijn nooit overbodig.
- Als je instrument of de koffer beschadigd raakt, ga dan zo snel mogelijk naar de balie van de luchtvaartmaatschappij en dien een claim in (een zogenoemd PIR-rapport) en houd een kopie bij.
- Als het een duur instrument is, is het raadzaam een waardeverklaring af te leggen.
- Bewaar alle documentatie (tickets, bagagebewijs enzovoort) voor het geval je een claim moet indienen: dat is essentieel.
Conclusies voor vliegreizen met je instrument
Hoe dan ook: berg je instrument zorgvuldig op in een geschikte hoes of koffer en vooral in een harde koffer.
Lees de voorwaarden van je luchtvaartmaatschappij goed door en bereid je erop voor dat je bagage uiteindelijk misschien toch moet worden ingecheckt.
We hopen in ieder geval dat luchtvaartmaatschappijen zich ervan bewust worden dat een instrument een waardevol werkinstrument is dat gemakkelijk en zonder hoofdbrekens moet kunnen worden vervoerd.
Heb je ooit een vervelende situatie meegemaakt bij het vervoeren van je instrument?
